PowerPoint Presentation Tips to Make it Effective
پاورپوینت بخشی از مجموعه نرم افزار چندکاره آفیس نظیر word می باشد که مشابه قابلیت های مخفی Microsoft Word به ویژه در نسخه های جدید آن یعنی PowerPoint 2016 دارای امکانات مختلفی نظیر قالب های جداگانه و است که در ادامه سعی میکنیم برخی از این امکانات و ترفند هایی که کمتر از آنها استفاده میشود را به شما معرفی کنیم.
در این برنامه ابزارهای مختلفی برای استفاده از آن ها و ساخت پاورپوینت پیش بینی شده است؛ اما فراموش نکنید که مجبور نیستید از همه ابزارها استفاده کنید و یا تمام منابع پاورپوینت را به کارگیرید.بدین منظور به نکات زیر دقت کنید:
می توانید سایز اسلاید ها را تغییر دهید و از اندازه خسته کننده و رایجی که اغلب کاربران به کار میبرند استفاده نکنید. برای ساخت اسلاید با اندازه دلخواه به روش زیر عمل کنید:
قبل از شروع به کار، بهتر است ویرایش های لازم را روی قالب انجام دهید تا زمانی که کار تکمیل شده باشد. بدین منظور طبق روش زیر عمل کنید:
ترازبندی (Align) مناسب اجزا در اسلاید ها نشانه پاورپوینت حرفه ای می باشد. برای این که ترازبندی چند عنصر در یک اسلاید را همزمان و به درستی انجام دهید به نکات زیر توجه کنید:
همچنین میتوانید آبجکت های صفحه Power point را به صورت اسلایدی در یک ردیف تراز کنید :
با استفاده از این منو هر جز به کار برده شده در اسلاید ها به خوبی قابل ویرایش است. می توانید افکت های مختلف را به کار ببرید یا سایز را تغییر دهید. منو Format به شکل زیر می باشد:
از جمله قابلیت های دیگر این بخش می توان به تنظیم متن داخل اشکال ، به کارگیری پرسپکتیو در اجزا و تغییر مجددرنگ هر عنصر به صورت دستی اشاره کرد.
بعد از انتشار نسخه ۲۰۱۰ پاورپوینت، به این ابزار امکانات بیشتری اضافه شد که در این بین شکل ها تغییرات زیادی داشتند و کامل تر شدند. ساختار شکل ها و تغییر اندازه آن ها در PowerPoint هشمندانه تر شده اند و همین قابلیت سبب شده است تا بتوان به سادگی از شکل های مجزا در ساخت دیاگرام و چارت ها استفاده کرد. با استفاده از شکل ها انتقال پیام ساده تر و موثر تر واقع میشود.
وقتی که یک شکل را وارد اسلاید می کنید با راست کلیک روی هر شکل و انتخاب گزینه Edit Points می توانید هر شکل را طبق سلیقه و نیاز خود تغییر دهید.
دیگز ترفند پاورپوینت ترکیب دو شکل به صورت همزمان و ایجاد شکل دیگر است. بدین منظور ابتدا دو شکل را با هم انتخاب کنید و سپس روی آن ها راست کلیک کنید و منو موجود گزینه Grouping را انتخاب کنید. با انتخاب Grouping سه گزینه دیگر در اختیار شما قرار میگیرد:
به جز ساخت شکل دلخواه می توانید هر یک را به دلخواه برش دهید و به زبان دیگر یک قاب برای هر یک ایجاد کنید. برای انجام این ترفند از روش زیر استفاده کنید:
طبق روال گذشته برای نمایش وب سایت با پاور پوینت باید لینک پیج را وارد پاور پوینت کنید و سپس مرورگر را با پاورپوینت همگام کنید . برای کاربران کامپیوتر راه حل ساده تری نیز وجود دارد که بتوانند با کدهای آی فریم HTML ، سایت را مستقیما وارد پاورپوینت کنند.
بدین منظور می توانید از نرم افزار LiveWeb استفاده کنید. با این برنامه می توانید وب سایت را مشابه یک پاورپوینت معمول و طبیعی نمایش دهید. متاسفانه این برنامه برای کاربران مک توسعه داده نشده است و این کاربران می توانند با اسکرین شات از وب سایت ها محتوای مربوطه را ارائه دهند.
یکی از مشکلات رایج در استفاده از پاورپوینت، تغییر فونت فایل در نمایش آن با کامپیوتر های دیگر است. برای این که فونت فایل ثابت بماند و در سیستم های مختلف تغییر نکند، بعد از تهیه پاورپوینت و حین ذخیره سازی آن گزینه Save As را انتخاب کنید. سپس چک باکس Embed TrueType fonts را تیک بزنید و فایل را ذخیره کنید.
در پاورپوینت ۲۰۱۱ کاربر مم به استفاده از فونت های Arial و Tahoma برای نمایش در تمامی دستگاه ها می باشد و در واقع محدودیت فونت وجود دارد. برای رفع این مشکل کل پاورپوینت را با فرمت JPEG ذخیره نمایید. در صورتی که می خواهید پاورپوینت شما با استفاده از انیمیشن ها نمایش داده شود، هر فریم از انیمیشن باید با فرمت JPEG ذخیره شود. دقت داشته باشید که ذخیره سازی با فرمت JPEG و در صورتی که تعداد اسلاید ها زیاد باشد، فایل را حجیم می کند.
با پاورپوینت نسخه های ویندوز می توانید انواع فایل چندرسانه ای نظیر ویدیو، عکس، موزیک و…را در اسلاید ها قرار دهید. متاسفانه قابلیت وارد کردن ویدیو در مک وجود ندارد. استفاده از فایل های چندرسانه ای در ویندوز دو مزیت اساسی دارد:
کاربران مک باید فایل های صوت و ویدیو را در همان فولدر پاورپوینت ذخیره کنند؛ لذا بهتر است این کار را بعد از تمام شدن ویرایش پاورپوینت انجام دهید. همچنین اگر پاورپوینت را با کامپیوتر های مک می سازید، در صورتی که قصد دارید ویدیو را در سیستم عامل ویندوز نمایش دهید باید فایل های چندرسانه ای در فرمت WMV ذخیره شوند.
با توجه به تغییرات احتمالی نسخه های پاورپوینت و مشکلاتی که در این برنامه از نظر نوع نمایش ، فونت و…ممکن است ایجاد شود، بهتر است که برای ارائه پاورپوینت از نسخه پاورپوینت لپ تاپ خود که فایل با آن ساخته شده است استفاده کنید.
گزینه کاربردی در پاورپوینت که با استفاده از آن می توانید زمان، تاریخ و محلی برای یادداشت در اسلاید ها تعبیه کنید، Presenter View می باشد. برای دسترسی به آن از تب Slide Show اقدام کنید.
در ابتدای ارائه نیز می توانید با کلید های ترکیبی CTRL + H مکان نما را مخفی کنید. در پاور پوینت نیز مشابه کلیدهای میانبر کاربردی اکسل کات های زیادی وجود دارد که با جست وجو ساده ای در اینترنت با آن ها آشنا خواهید شد.
درباره این سایت